De inzet van kunstmatige intelligentie in werving en selectie neemt snel toe. Organisaties gebruiken geautomatiseerde systemen om kandidaten te filteren en te beoordelen, met als belofte snellere doorlooptijden en een objectiever selectieproces.
Toch roept dit gebruik natuurlijk ook juridische vragen op die in de praktijk nog te weinig aandacht krijgen. Want onder welke voorwaarden is de inzet van AI in het wervingsproces eigenlijk rechtmatig? Het antwoord vereist een samenlezing van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). Het is in ieder geval goed om te weten dat AI-systemen die worden ingezet voor werving en selectie onder de AI-verordening als hoog-risicosystemen kwalificeren, wat vergaande verplichtingen en concrete aansprakelijkheidsrisico’s met zich brengt.
Waarom AI-screening van sollicitanten juridisch gevoelig is
Artikel 22 AVG verbiedt dat een besluit met wezenlijke gevolgen (voor een betrokkene) uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust. Een afwijzing na AI-screening valt daar in beginsel onder. Bepalend daarbij is of er sprake is van volledig dan wel gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking. In gevallen van twijfel verdient het de voorkeur artikel 22 AVG van toepassing te achten, zodat de bescherming van de betrokkene gewaarborgd blijft.
Uitzonderingen op het verbod zijn soms mogelijk op grond van contractuele noodzaak, een wettelijke grondslag of uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Toestemming is in een sollicitatiecontext echter een zwakke grondslag. De machtsverhouding tussen werkgever en sollicitant staat eraan in de weg dat toestemming als vrijelijk gegeven kan worden beschouwd. De grondslag contractuele noodzaak verdient in de meeste gevallen de voorkeur, mits de inzet van het AI-systeem daadwerkelijk noodzakelijk is voor de totstandkoming van de arbeidsovereenkomst.
De AVG-verplichtingen bij AI-screening van sollicitanten
Naast de vereisten van artikel 22 AVG gelden de transparantieverplichtingen uit de artikelen 13 en 14 AVG. De werkgever moet kandidaten voorafgaand aan de verwerking informeren over het gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, de onderliggende logica, het belang van de verwerking en de te verwachten gevolgen. Die informatie moet concreet en begrijpelijk zijn. Een algemene verwijzing in de privacyverklaring is onvoldoende.
Wanneer een besluit op geautomatiseerde verwerking berust, heeft de kandidaat op grond van artikel 22 lid 3 AVG recht op menselijke tussenkomst, het recht zijn standpunt kenbaar te maken en het recht het besluit aan te vechten. Dit recht moet actief worden gecommuniceerd, niet pas nadat een klacht is ingediend. Daarnaast is het verdedigbaar dat uit deze rechten een impliciet recht op uitleg voortvloeit: wie een besluit wil aanvechten, moet begrijpen op welke gronden het is genomen.
DPIA verplicht bij AI-screening
Een DPIA is op grond van artikel 35 AVG verplicht wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Bij AI-screening is daarvan al snel sprake: de verwerking betreft profilering, heeft rechtsgevolgen voor de betrokkene en maakt gebruik van nieuwe technologie waarvan de risico’s nog niet volledig in kaart zijn gebracht. Of de drempel van artikel 35 AVG in een concreet geval wordt bereikt, hangt uiteindelijk af van de schaal van de verwerking en de aard van de gebruikte gegevens.
Wat de AI-verordening betekent voor organisaties die AI inzetten bij werving en selectie
De AI-verordening deelt AI-systemen in naar risiconiveau. Systemen die worden ingezet voor het screenen van cv’s, het analyseren van video-interviews of het afnemen van geautomatiseerde beoordelingstests vallen in beginsel expliciet onder de categorie hoog-risicosystemen. Die kwalificatie brengt zelfstandige verplichtingen mee voor zowel de aanbieder als de gebruiker van het systeem.
De aanbieder is verantwoordelijk voor de conformiteitsbeoordeling, de technische documentatie en de CE-markering. Als gebruiker ben je medeverantwoordelijk voor de correcte toepassing. Dat betekent onder meer dat je het systeem moet gebruiken overeenkomstig de instructies van de aanbieder, toezicht moet houden door personen met voldoende technische kennis, de invoergegevens moet controleren op relevantie en kwaliteit, en logs moet bewaren en incidenten melden waar de verordening dat vereist. Koop je een systeem dat niet aan de vereisten voldoet, dan draag je mede de juridische gevolgen. Het inkooptraject is daarom ook een compliancetraject! Stel de juiste vragen aan de leverancier en leg garanties contractueel vast.
Transparantieverplichting jegens sollicitanten onder de AI-verordening
Artikel 50 van de AI-verordening verplicht aanbieders van hoog-risicosystemen te waarborgen dat het systeem transparant en uitlegbaar is. Als gebruiker moet je kandidaten informeren dat zij worden beoordeeld door een AI-systeem. Deze verplichting staat naast de informatieverplichtingen uit de artikelen 13 en 14 AVG. In de praktijk betekent dit dat de sollicitatieprocedure een helder moment moet bevatten waarop wordt meegedeeld dat AI wordt ingezet, voor welk onderdeel van de beoordeling en welke rechten de kandidaat heeft.
AI-screening van sollicitanten juridisch inrichten: praktische stappen
Begin bij de inkoop van het AI-systeem. Vraag de leverancier naar de trainingsdata, de testresultaten op bias en de technische documentatie die de AI-verordening vereist. Leg de antwoorden vast en neem garanties op in het contract. Regel daarin ook de aansprakelijkheid bij non-conformiteit met de AI-verordening, afspraken over datagebruik en een verwerkersovereenkomst als de leverancier persoonsgegevens verwerkt.
Richt daarna het interne proces in. Zorg dat HR-medewerkers begrijpen wat het systeem doet en waar de beperkingen liggen. Documenteer hoe selectiebeslissingen tot stand komen en wie de menselijke controle uitvoert. Die documentatie is niet alleen juridisch verstandig, maar ook noodzakelijk als de Autoriteit Persoonsgegevens of een kandidaat om verantwoording vraagt.
Informeer kandidaten bovendien actief. Vermeld in de vacaturetekst of op de carrièrepagina dat AI wordt ingezet, waarvoor precies en welke rechten de kandidaat heeft.
Toezicht en handhaving bij AI in werving en selectie
De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft de AVG en heeft aangegeven extra aandacht te besteden aan AI-toepassingen op de arbeidsmarkt. Boetes kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet. Onder de AI-verordening gelden bij de zwaarste overtredingen boetes tot 35 miljoen euro of 7 procent van de omzet. Daarnaast kan de toezichthouder het gebruik van een non-conform systeem verbieden.
Gedupeerde kandidaten kunnen ook civiele claims indienen wegens discriminatie of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. In sommige gevallen kan de bewijslast omdraaien, waardoor de werkgever moet aantonen correct te hebben gehandeld. Een deugdelijke administratie is daarbij geen formaliteit.
Wat nu te doen: AI Act compliance checklist voor werving en selectie
Inventariseer welke AI-tools worden gebruikt (of overwogen) voor werving en selectie. Beoordeel per tool of deze voldoet aan de AVG en de AI-verordening. Organisaties die niet kunnen aantonen zorgvuldig te hebben gehandeld, lopen een aanzienlijk risico.
Wil je weten of jouw AI-screeningstool juridisch voldoet? Neem gerust contact met ons op.
