Veel ondernemers denken dat ze klaar zijn zodra ze algemene voorwaarden hebben. Opgesteld, ondertekend, in de la. Klaar.
Dat is precies waar het misgaat.
Want algemene voorwaarden die je niet goed gebruikt, beschermen je niet. Een rechter die ze buiten toepassing laat, doet dat niet omdat jouw voorwaarden slecht zijn, maar omdat je ze verkeerd (of gewoon niet) hebt toegepast. En dat kan je duur komen te staan.
Hieronder leg ik uit hoe je algemene voorwaarden op de juiste wijze gebruikt.
Je voorwaarden gelden niet automatisch
Dit is het hardnekkigste misverstand. Algemene voorwaarden worden geen onderdeel van een overeenkomst alleen omdat jij ze hebt. Ze moeten worden aangeboden en aanvaard.
Artikel 6:217 BW is hier helder over: een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Datzelfde geldt voor je voorwaarden. Je moet dus actief aangeven dat ze van toepassing zijn. Een verwijzing onderaan je factuur is daarom niet voldoende. Heb je een webshop? Zorg er dan voor dat de klant het vinkje “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden” aanvinkt. Stuur je een offerte per mail? Zet er dan expliciet bij:
“Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.”
En voeg ze toe als pdf-bijlage, of link naar de pagina op je website waar ze staan.
De informatieplicht
Je moet de wederpartij een redelijke kans geven om je voorwaarden te lezen vóórdat hij akkoord gaat. Dat doe je zo:
- Fysiek overhandigen van de voorwaarden. Via post of in persoon waarbij de voorwaarden worden ondertekend op papier.
- Als de overeenkomst geheel tot stand komt via het internet (bijvoorbeeld webshops) mogen de voorwaarden via e-mail (altijd in een pdf bestand) worden verstuurd of op de website worden geplaatst. De voorwaarden dienen gemakkelijk vindbaar te zijn, opgeslagen en uitgeprint te kunnen worden. Vermeld daarbij altijd dat je de voorwaarden op verzoek kunt toesturen. Verstuur je de voorwaarden via e-mail bij jouw offerte? Geef dan aan in de mail dat ze te vinden zijn in de bijlagen.
- Als de overeenkomst niet via het internet tot stand komt, kun je vragen of de wederpartij ermee akkoord gaat dat de voorwaarden via e-mail (altijd als pdf bestand) worden opgestuurd.
‣Is terhandstelling via bovenstaande opties redelijkerwijs niet mogelijk? Geef dan aan dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat deze bij de Kamer van Koophandel of een griffie van een rechtbank ter inzage liggen, en bovendien op verzoek kosteloos zullen worden toegezonden. Let op: dit is een uitzondering op de regel. Terhandstelling is in de meeste gevallen gewoon mogelijk.
En als je voorwaarden zelf ook niet kloppen?
Dan heb je dubbel pech. Veel ondernemers werken met voorwaarden die jaren geleden zijn opgesteld en sindsdien nooit zijn bijgewerkt. De AVG, de AI Act, NIS2… de wetgeving rondom digitale diensten verandert snel. Voorwaarden die in 2019 actueel waren, kunnen nu een bedrijfsrisico opleveren.
Wil je weten of jouw voorwaarden nog kloppen, en of je ze goed gebruikt? Neem dan gerust contact met ons op.
